중소기업과 스타트업을 위한

핸드폰 하나로 스마트워킹 도전

or

중소기업과 스타트업을 위한

스마트워킹으로

일하는 방식의 혁명

장동익, 신수식 공저

1. 출판배경

국내 중소 제조업의 노동생산성은 대기업의 29%에 머물러 미국, 프랑스, 독일, 일본 등 선진국에 비해 그 격차가 훨씬 크다고 한다. 지난해 중소기업의 임금 총액은 월평균 323만원으로, 대기업 513만원의 62.9% 수준에 불과하다고 한다. 1997년에는 대기업의 77.3% 수준이었으나 갈수록 낮아져 10여 년 째 60%대에 머물러 있다. 청년실업이 사회적인 큰 이슈가 됨에도 불구하고 중소기업은 심각한 구인난을 겪고 있다. 우리 중소기업들의 어려운 현황 때문에 구직난과 구인난을 동시에 겪고 있는 것이다. 쉽게 이야기하면 사람들이 중소기업 취업을 꺼리고 있는 것이다.

국내 중소기업들은 급여 이외에도 복리후생 등 근로환경이 대기업에 비해 매우 열악하다. 자식이 중소기업에 취업하겠다고 하면 부모가 대학까지 교육하기 위해 투자한 돈이 아깝다고 취업을 만류할 정도이다. 이와 같이 사회적인 시선도 따가울 뿐 아니라 중소 기업내의 텃세도 매우 심하다. 어렵사리 인재를 채용했다 할지라도 1~2년 후 좋은 자리가 나서면 즉시 떠나고 만다.

국내 스타트업 기업들의 환경도 각종 규제나 주변의 열악한 여건들 때문에 유지하기가 매우 어려운 실정이다. 적절한 투자여건도 조성되어 있지 못하며 대기업들의 M&A에 대한 시각도 매우 열악한 상황에 좋은 아이디어나 기술들이 단기간에 성장하기가 쉽지 않은 여건이다. 스타트업들은 여러 번의 실패 위에 성공을 거둘 수 있지만 실패에 대한 국민이나 메스컴의 시각도 매섭기 때문에 스타트업들이 성장하는데 장애요인이 되고 있다.

그러나 위기란 위협과 기회 요소를 함께 가지고 있다고 하지 않는가? 이렇게 여러 가지의 어려운 여건들 속에서 남들과 똑같이 피터지게 경쟁하며 힘들게 유지할 것이 아니라 내가, 내 조직이 과감하게 패러다임을 바꾸고 신속하게 남들과 차별화하여 오히려 나와 내 조직만의 블루오션을 만든다면 성공할 수 있지 않을까? 필자는 그 답이 눈부시게 발전하고 있는 디지털 시대에 당장 활용이 가능한데도 불구하고 아직은 대부분의 한국 국민들이나 조직들이 활용하고 있지 않은 무료나 저렴한 비용으로 개방되어 있는 최신 디지털 기술들을 신속하게 받아 들여 단 기간 내에 생산성을 올리고 그 성과를 직원들에게 돌려줌으로써 각종 SNS를 통해 빠르게 퍼져 나가는 자연 홍보를 통해 유능한 인재들이 함께 하고 싶은 회사로 성장하는 것이 나만의 블루오션을 개척하는 길이다.

4차 산업혁명은 디지털 트랜스폼의 초융합과 아날로그 트랜스폼의 발산이 순환하는 혁명이다. 3차 산업혁명을 대표하는 디지털 트랜스폼은 현실을 가상으로 데이터화하는 초융합의 기술이었다.  데이터의 세계는 시간과 공간과 인간이 융합하는 세계이기 때문이다. 반면 4차 산업혁명은 가상의 데이터를 다시 현실화하는 아날로그 트랜스폼으로 발산하는 혁명이다. 다시 말해 3차 산업혁명은 현실세계 Offline에서 수집된 데이터가 가상세계 Online로 데이터화되는 O2O Offline to Online 일 방향이었지만 4차 산업혁명은 Online의 가상 데이터가 인공지능의 예측과 맞춤 기능에 의해 다시 현실세계로 최적화되어 트랜스폼되는 O2O 양방향 순환 모델이다.

따라서 3차 산업혁명에서는 충족될 수 없었던 인간의 개인적인 욕구가 4차 산업혁명에서 인공지능의 예측과 맞춤기능을 통해 충족될 수 있게 되었다. 3차 산업혁명이 온라인 가상세계를 만들어 인간의 연결 욕구를 충족시켰다면 4차 산업혁명은 온라인 가상세계와 오프라인 현실세계를 결합해 인간의 자기표현 욕망을 충족시키게 되었다. 개인화된 욕망의 충족은 과거에는 불가능했다. 이에 따라 산업의 중심이 기업에서 소비자로 전환되게 되었다. 대량생산에서 맞춤생산으로 산업의 개념이 바뀌고 있다.

이제 4차 산업혁명은 디지털 트랜스폼을 넘어 스마트 트랜스폼으로 진화하고 있다. 2008년 소개된 스마트폰 기술과 인공지능을 실용화하기 시작한 2010년 딥러닝(Deep Learning)기술이 이러한 스마트 트랜스폼을 가능하게 하고 있다. 이러한 변화들의 가장 대표적인 예가 스마트폰이다. 이제는 스마트폰이 PC나 노트북보다 더 똑똑해졌다. 스마트폰은 이제 더 이상 장난감이 아니고 다른 기기나 소프트웨어가 전혀 없이도 스마트워킹을 할 수 있는 기본 기기가 된 것이다. 하드웨어와 소프트웨어의 초융합이면서도 나에게 맞춤 답을 즉시 제공해 주는 발산인 것이다. 스마트폰에 말로 목적지를 이야기하면 엄청난 분량의 데이터들을 실시간으로 분석하고 예측하여 우리가 아닌 바로 나에게 가장 좋은 맞춤 답을 순식간에 제시해 준다. 말을 하면 문서가 작성되고, 사진을 찍으면 문서가 작성되고, 작성된 문서를 예쁜 여성의 목소리로 읽어준다. 그런데 이런 기술들을 제대로 알고 활용하는 대한민국 국민들이 거의 없다.

과거 우리는 PC를 사용하면서 하루 종일 작성한 문서를 저장하지 않는 바람에 날려버려 새롭게 다시 입력했던 경험이 많았다. 옛 문서를 새롭게 수정하면서 과거 서류와 수정된 서류의 버전 관리를 하지 않고 엎어버린 바람에 과거 서류의 내용이 필요하면 다시 입력할 수밖에 없었던 경험이 많이 있었다. 그런데 이제 새로운 기술들은 우리가 별도로 저장하지 않아도 자동으로 저장이 되며 수십번, 수백번에 걸쳐 자동 저장된 내용들 중 필요한 과거 버전의 내용을 손쉽게 원복시킬 수도 있다. 자동으로 저장된 매 버전의 수정된 부분들이 어떤 내용이었는지도 상세하게 확인할 수 있다.

그동안 우리는 원하는 내용을 PC에서 검색하기 위해 많은 시간을 소모하고도 결국 찾지 못한 경우를 많이 경험해 왔다. 그러나 이제 키워드를 말로 하면 제목만이 아니라 저장되어 있는 수없이 많은 자료들의 내용 전체를 훑어 그 키워드를 포함하고 있는 문서들을 즉시 찾아 준다. 필요한 자료의 검색을 직접 하는 것이 아니라 키워드를 등록해 놓으면 일 주일에 한 번씩 세상에서 가장 많이 검색된 유용한 자료들만 골라서 내가 사용하는 이메일로 정기적으로 보내 주어 내가 필요한 자료들만 저장해 놓으면 내 자료가 된다. 일반적으로 기업에서 근무하는 직원이 보고서 작성 등 여러 가지 이유로 자료 검색하는데 보내는 시간이 총 근무시간의 20%가 넘는다고 하는데 이와 같은 방식을 활용하면 그 소모시간의 대부분을 절감할 수 있다.

그간 회사에서 협업을 위해 큰 비용을 지불하고 협업을 위한 그룹웨어를 구축하거나 수많은 대면 회의, 전화교신, 이메일 및 보고서를 통해 협업을 진행해 왔지만 큰 효과를 거두기가 힘들었다. 그러나 이제 구글 독스의 공유기능을 활용하여 작성된 문서를 공유하기만 하면 공유된 모든 사람들이 실시간으로 수정하거나 댓글을 달거나 참조를 함으로써 협업의 효과를 극대화할 수 있다. 다만 구글 독스의 경우 알림 기능이 없으므로 카톡을 활용하여 알림 기능을 추가하면 관련된 모든 사람들이 실시간 의사소통을 통해 각종 회의, 보고서 및 이메일을 대폭 감축하면서도 업무효과를 극대화할 수 있다. 부서 간 상충이 되는 이해관계를 신속하게 해결하고 의사결정을 내릴 수 있게 되었다. 엄청난 시간을 절감하고 효과를 극대화할 수 있게 된 것이다.

큰 비용이 지출되는 사안의 경우 이제까지는 CEO 등 책임자 주관으로 수많은 회의 및 보고서 작성이 뒤따랐었다. 그리고 실제 회의 석상에서도 주관자의 의도에 정면 배치되는 견해를 함부로 제기할 수 있는 부하직원은 그리 많지 않다. 만일 책임자의 잘 못된 주관에 따라 모든 의사결정이 이루어진다면 특히 소비자 중심의 4차 산업혁명시대에는 실패의 길을 걸을 수밖에 없을 것이다. 그런데 이름, 소속, 직급을 명기하지 않은 구글의 설문서를 활용하게 되면 설문서 작성, 답신 및 분석까지 소요되는 시간이 아주 짧을 뿐 아니라 누가 작성한 답신인지를 확인할 방법이 없기 때문에 관련된 모든 사람의 소신있는 답변을 수렴할 수 있고 또한 그 결과를 즉시 공유할 경우 관련된 모든 사람들이 의사결정의 배경을 쉽게 이해할 수 있게 된다.

국내 기업의 임직원들은 국내외 출장이 너무 많다. 이제 5G 시대에는 회의가 불가피 필요할 경우 10군데까지 동시에 회의를 진행할 수 있는 동영상 회의 무료 앱을 활용하게 되면 출장을 대체할 수 있게 되었다. 구글, 마이크로소프트, 아마존 등 급성장하고 있는 세계적인 모든 기업들이 국내외 출장 대신 활용하고 있는 현재 무상으로 제공되고 있는 최첨단 기능들을 몰라서 활용하지 못하고 있는 것이다.

이렇게 절감된 근로시간을 직원들에게 돌려주고 이제 직원들이 어떤 일을 어떻게 하고 있는지 상세하게 파악할 수 있기 때문에 자율권을 과감하게 줄 수 있어 직원들의 업무 몰입도는 크게 향상될 수 있을 뿐 아니라 단기간 내에 스마트워킹을 가능하게 함으로써 재택근무, 유연근무 등을 즉시 시행할 수 있어 직원들의 업무 몰입도 향상과 함께 사무생산성을 크게 향상시킬 수 있을 것이다. 나아가 이와 같은 성공적인 기업의 성과는 각종 SNS를 통해 사회에 알려져 모든 사람들이 함께하고 싶은 회사로 발전할 수 있을 것이다.

이 책자에서 소개하는 기법은 바로 구글과 마이크로소프트 등 미국의 선진기업들이 일하는 방식이며 1929년부터 독일을 중심으로 시작되어 현재 전세계 42개국에 조직을 가지고 있는 PEN Practice Enterprise Network에서도 같은 방법론을 활용하여 주로 중.고등학생 대학생들이 실제 가상 기업운영을 해 봄으로써 창업과 취업을 위한 준비를 시키고 있다.

중소기업이나 스타트업 기업들의 경우 CEO가 확실한 의지를 가지고 주도하여 상기 디지털 기술들을 전사적으로 조직문화에 깊이 파고 들만큼 활용할 수 있다면 각종 회의, 보고서, 국내외 출장 및 사내 이메일을 대폭 감축함으로써 단기간 내에 생산성을 2배~4배 이상 향상시킬 수 있을 것이다. 다만 이런 시스템을 구축하고 조직문화에 뿌리내릴 수 있도록 하려면 CEO의 사람 중심의 철학이 기반이 되어야 성공할 수 있을 것이다.

직원이 행복해야 고객을 행복하게 할 수 있고, 고객이 행복해야 이익이 많이 남아 주주를 행복하게 해줄 수 있다. 따라서 이제 기업의 모든 소속원들은 아침부터 밤 늦게까지 앞만 보고 달리는 하드워커(Hard worker)가 아니라 스마트워커(Smart worker)로 변신을 해야만 한다.

우리가 삶의 대부분을 몸담고 있는 직장은 단순한 직장(職場)이 아니라 Dream(꿈터), Vision(비전터), Happiness(행복터), Fun(놀이터)가 되어야 한다. 더구나 4차산업혁명은 상상력과 창조를 전제로 한다. 상상력이나 창조는 과거의 경영방식이나 조직문화에서는 결코 발아하지 못한다. 4차산업혁명 시대에는 세련된 해군보다는 해적이 필요하고 실패와 엉뚱한 일을 저지르는 괴짜가 아니라 협력하는 괴짜가 필요한 시대다.

이 책은 읽기 어려운 책자가 아니다. 스마트워킹하는 방법을 쉽게 메뉴얼 형태로 작성하였다. 중소기업 및 스타트업 임직원 모두가 읽고 각자가 협력하는 괴짜가 되어 실제 스마트워킹을 통한 일하는 방식의 혁명을 즉시 실행에 옮기도록 도와주는 메뉴얼이다.

이제 기업들은 직원행복, 행복경영을 통해 집단몰입을 유도하여 4차산업혁명이라는 희망 돛을 올리고 한국호의 노를 힘차게 저어나가 보자!

2. 출판의 목적

1) 문제점을 공유하고 해결방안을 즉시 시행할 수 있는 손쉬운 방안 제시

- 중소기업 및 스타트업이 안고 있는 문제 공유

- 초기 비용 부담이 없고 시행이 어렵지 않으나 국민들이 잘 모르고 있는 주요 기법 전수

- 임직원 모두가 함께 읽고 배워 즉각 시행 가능하도록 메뉴얼 형태로 제작

2) 진정한 의미의 워라밸 구현

- 단 기간 (약1개월) 내 수평적 의사소통 시스템 구축

- 단 기간 내에 근로시간 30% 이상 절감 및 사무생산성 2~4배 증대

- 자율 책임경영 기반을 구축함으로 직원의 몰입도 증대

- 즉각적인 스마트워킹 구현으로 재택근무, 유연근무 등을 시행 가능

3) 누구든지 합류하고 싶어하는 회사로 성장

- 채용관련 각종 SNS를 통해 회사 지동 홍보

- 이직율 대폭 감소

3. 주요 독자

1) 중소기업, 스타트업의 CEO, 임원을 비롯한 모든 임직원

2) 인사부서의 임원, 간부, 실무자 및 성과관리 관련 부서장

3) 워라밸을 추진하는 정부 및 공공기관 담당자

4) 그간 저자의 강의를 수강했던 최고경영자의 기업

5) 향후 저자의 CEO 대상 특강을 수강하는 최고경영자의 기업

4. 책자 구성방안

1) 전문성을 유지하되 쉽게 읽히는 책, 잘 팔리는 책으로 구성

2) 양장 문고형(14X21), 300 쪽 분량 내외로 하되 글씨 및 여백을 여유 있게 구성

3) 기법 설명이나 주요이슈 등을 쪽 방식으로 장마다 다수 포함

4) 삽화로 시각적 효과

5. 출판 계획

1) 2019년 7월 자료수집 및 정리

2) 2019년 8월 중순 1차 책자 최종 원고 완료

3) 2019년 8월 말 최종 원고 검토 및 교정

4) 2019년 9월 말 출간

- 출판사와 공동기획 및 디자인 등 동시 착수하여 기간 단축

6. 출판 후 활동

1) 관련 내용으로 피플스그룹 세미나 개최 시 교재 사용

2) 기업체 및 CEO, 임원간부 특강에 적극 활용

3) PEN Korea의 중.고, 대학 강의시 교재 활용 유도

4) 신문이나 인사 전문잡지에 내용 지속 연재(DBR 잡지 등)

목차  -

프롤로그

제1장: 중소기업과 스타트업의 문제점 및 해결방안

제2장: 워라밸을 위한 스마트워킹

스마트워킹 관련 기술의 발전

4차 산업혁명의 4단계 및 O2O 평행 모델

인공지능의 3대 분야

진화하는 스마트워킹

스마트워킹하기 위해서는 우선 데이터를 클라우드로

의사결정에 필요한 것은 데이터이지 보고서가 아니다.

스마트폰이 PC보다 똘똘해졌다.

3. 스마트폰 기본 기술

STT Speech to Text 말로 하면 문서 작성

ITT Image to Text 사진 찍거나 가져와 문서 작성

TTS Text to Speech 문서를 읽어주기

제3장: 무료 모바일 앱만을 활용한 스마트워킹

활용할 무료 모바일 앱 종류

말로 하여 문서 작성

스마트폰에서 카톡 문서 작성법

구글 문서에서 음성 메세지 작성법

3.  사진을 찍거나 가져와 문서 작성

오피스렌즈 문서 작성

마이크로소프트 계정 등록 방법

오피스렌즈 활용법

4.  번역 및 동시통역 사용법

문자 번역

말로 하여 번역

동시 통역

사진 찍어 번역

기타 기능

5. 설문서 사용법

설문서 작성법

설문서 배포법

설문서 취합

오픈 채팅 활용법

6. 자료관리 및 검색

각종 클라우드 공간 활용

PC 자료 업로드

구글 드라이브 파일 관리

구글 자료 검색기법

구글이나 네이버 검색 자료 활용법

각종 동영상과 이미지 수집

TTS 토크프리 활용

구글 드라이브 자료 검색

7. 원거리 동영상 회의

스마트폰 화면 미러링: 빔프로젝터, TV, PC 모니터

동영상 회의

구글 프레젠테이션 활용 동영상 회의

8. 협업을 위한 일정관리

구글 캘린더 활용

9. 필요한 사람들끼리 위치 공유

구글 지도: 우리 말로 세계 여행 다니기

b.   구글 지도로 자신이 일자별로 다닌 경로 파악

c.   구글 지도로 필요한 사람끼리 위치 공유하기

10. 스마트폰 원활한 활용을 위한 공간 확보

구글 포토 활용법

스마트폰 갤러리 비우는 법

제4장: 스마트워킹 적용 방법

공유 Sharing

주소록 작성

문서 공유하는 방법

공유문서 변경 내용 추적 및 원본 복원

모바일 기기와  PC의 자료 동기화

한 영업사원이 스마트워킹하는 사례

회의 없이 품의서 결재하는 사례

설문서 활용 Google Forms

원거리 화상 통화 Google Hangout

왜 구글 드라이브인가?

제5장: 무료 앱 활용 실시간 수평적의사소통 시스템 구축

관리회계(내부원가)

손익예상

자금 및 주주관련

판매실적

영업현황표

6.  성과관리

관련 전임직원이 목표 공유를 통한 목표 설정

목표 실행과정 모니터링

7. 구글 캘린더

8. 실시간 수평적의사소통 시스템을 통한 일하는 방식의 혁명

사람 중심의 경영철학

구성원의 업무몰입도 향상

코칭기반의 성과관리 시스템을 통한 성과 창출

에필로그: 일하는 방식의 혁명을 통해 진정한 워라밸 시현

저자 소개

장동익 changdongik@naver.com HP:010-8497-0320

국내 모든 기업이 최신의 클라우드 기술을 과감하게 채용함으로써 단기간에 업무를 혁신하고 임직원의 워라밸을 확보해 그간 선진국에 비해 매우 뒤떨어져 있던 생산성을 신속하게 따라잡기를 간절히 바라는 사람이다. 1993년에 설립해 22년간 경영하던 ㈜ 렉스켄을 통해 2004년 클라우드 기술과 솔루션을 국내에 처음으로 소개한 바 있다. 현재 피플스그룹 상임고문으로 클라우드 관련 기술을 알리고 있다. 1993년까지 삼미그룹의 기획조정실 담당 상무이사를 역임했고, 20여 년간 인덕대, 서울과학기술대, 단국대에서 겸임/초빙교수로 경영학, 경영정보학, 성과관리 및 클라우드 기술을 가르쳐 왔다. 핸드폰 하나로 책과 글쓰기 도전을 널리 알리고 스마트워킹을 통한 신속한 업무혁신을 위한 강의와 컨설팅에 열정적으로 뛰고 있다.

공저로《4차산업혁명시대의 클라우드 기술 활용 스마트 업무혁신과 성과관리》,《핸드폰 하나로 책과 글쓰기 도전》, 《스마트워라밸》, 《왕초보 책과 글쓰기 도전》, 《일하는 방식의 혁명》이 있다,

신수식 soushik.shin@gmail.comHP:010-7227-1547

한국외국어대학교 경영정보대학원에서 MIS전공 석사학위를 받고 (주) 렉스켄을 거쳐 무림 페이퍼의 전산시스템 기획과 구현을 담당하였다. EUC(End-User Computing) 개념으로 사용자 교육을 하여 사용자의 정보 욕구 만족도를 높일 수 있는 방안을 찾기에 집중하였다.

현재는 중소기업을 위한 전산 시스템 제작하여 운영하는 방법을 컨설팅하고 있으며, 개인 사용자를 위해 컴퓨터와 스마트 폰을 효과적으로 활용하는 강의를 하고 있다.